6 habilidades que debe tener nuestro Office Manager
No es un secreto: en el mundo competitivo de hoy en día, las personas lo son todo para las empresas. Por eso, debemos trabajar con empeño para atraer y retener a los mejores talentos que contribuyan al éxito del negocio. El trabajo de office se ha convertido en una pieza clave para el funcionamiento de la empresa, por eso para este puesto también son deseables ciertas aptitudes.
El puesto del office manager tiene una labor muy importante: asegurarse del buen funcionamiento de la oficina y ayudar a sus compañeros para que puedan trabajar a gusto. Es un perfil muy humano, de trato con las personas, de servicio a los demás… por eso, se valoran en gran medida determinadas aptitudes por encima de la formación o la experiencia.
Trabajo de office: ¿qué habilidades son necesarias?
A la hora de buscar este perfil para nuestra empresa debemos tener en cuenta algunas aptitudes:
1.Capacidad de adaptación
El office manager tiene que ser capaz de manejar cualquier circunstancia y encontrar soluciones rápidas. Para este perfil, no existe un “día típico” porque cada jornada será diferente. De pronto estará organizando una sala para una reunión importante y después respondiendo al teléfono de la empresa. Es la cara visible de la empresa interna y externamente. Tiene que poder adaptarse a todos los problemas que ocurran.
2.Organización impecable
Para tener éxito en el trabajo de office es indispensable ser una persona extremadamente organizada y ser capaz de hacer un seguimiento de cada tarea abierta. Y es que, al estar pendiente de tantas cosas, es fácil que algo se quede olvidado. Debe llevar un orden y preocuparse siempre de que todo se haga en tiempo y forma.
3.Accesibilidad y Confianza en uno mismo
Un office manager ha de ser una persona accesible. El equipo debe sentirse cómodo acudiendo a él para resolver sus problemas, sabiendo que pueden contar con él para lo que sea. Es importante que sea una persona segura y decidida para ganarse el respeto de directivos y compañeros. Esta confianza le ayudará a hacer valer su opinión, saber decir que “no” y atreverse a proponer soluciones.
4.Buen comunicador e inteligencia emocional
En los empleos de administración es muy útil ser un buen comunicador ya que estará en contacto constante con los miembros del equipo, personas externas, proveedores… Será, en muchas ocasiones, el rostro visible de la empresa. Tener la facilidad para hablar y adaptarse a todo tipo de personalidad es vital para el trabajo de office manager. Puede encontrarse con proveedores enfadados a quienes calmar o con trabajadores estresados con los que lidiar. Tiene que saber manejar todas las situaciones y unas dotes comunicativas excelentes le abrirá muchas puertas. Al tratar con tantas personas diferentes entre sí, deberá aplicar la inteligencia emocional para saber cómo actuar con cada una de ellas.
5.Creatividad
La creatividad le ayudará en muchos aspectos de su trabajo. Le vendrá bien para resolver problemas, sorprender a su equipo, organizar eventos… Debe tratar de pensar de forma diferente y buscar, en la medida de lo posible, ideas que no haya aplicado antes. Una de los principales problemas que pueden surgir son debido a la monotonía. Pensar diferente le ayudará a que este problema afecte menos a la empresa.
6.Anticipación
Ser proactivo y anticiparse le hará destacar como office manager. Para ello, tendrá que tener los ojos bien abiertos y la mente despierta para detectar posibles necesidades futuras. Unido a la capacidad organizativa, este es uno de los puntos más importantes.
Estas son las habilidades necesarias que todo buen office manager debe tener. Contar con una persona que tenga este perfil es fundamental.
