9 pasos para maximizar tu productividad

16/03/2016

 

Quizás te sientas identificado. Dedicas 10 horas diarias a tu trabajo, quedando tu familia relegada a un segundo plano. O dedicas más horas a tu familia y te sientes mal porque tu trabajo no sale según el plazo previsto ni con la calidad que tú deseas. Bien, pues por más horas que dediques al día, no vas a sacar el trabajo antes ni mejor. Nunca es suficiente el tiempo que dedicamos. Siempre podemos hacer más. Y eso nos lleva a ser esclavos de nuestro trabajo. Hay que poner límites.

 

En el momento en el que empecemos a notar que perdemos el control de nuestro tiempo debemos decidir poner medidas para recuperarlo. Estos son algunos  pasos que desde proempleoingenieros.es os recomendamos:

 

1. Análisis de las horas reales que tengo para realizar el trabajo

 

“Trabajo de forma intensiva por las mañanas” o “unas veces empiezo muy temprano y otras bien entrada la mañana”. Sé realista. Estudia bien cuántas horas puedes dedicar a tu trabajo.

 

2. Análisis de todas las actividades que debo realizar 

 

Debemos saber exactamente, o al menos aproximadamente, las actividades que debemos realizar cada día y durante la semana. El objetivo es saber qué cantidad de horas necesita cada una de ellas.

 

3. Bendito Excel

 

En un Excel debemos apuntar cada tarea y proyecto, fechas de entrega, horas estimadas. Cada día debes actualizarlo con  las horas que dedicas. De una forma  visual establecerás prioridades y controlarás los plazos de entrega.

 

4. Cuenta en Trello

 

Hablamos de esta herramienta pero serviría pero serviría cualquier otra similar. Lo mejor es aplicar un sistema que se conoce como Agile. Crea un tablero con las siguientes listas:

 

• Sprint: Actividades que tienen que estar listas en ese día. Sí o sí. No hay opción a que queden pendientes.

 

• Hecho: Cada vez que acabo una actividad la muevo aquí. Es muy motivador ver cómo se van vaciando otras listas.

• En progreso: Aquí van los proyectos en los que estoy trabajando, pero ni son rutinarios ni entran en la acepción de Sprint.

 

• Bloqueado: A esta lista van a parar todos aquellos proyectos que están sin avanzar por el motivo que sea.

 

• Ideas: Aquí se apuntan las ideas que se te vayan ocurriendo.

 

• Preguntas: Todas las preguntas que se plantean van aquí. Cuando tienes la respuesta se añade a la tarjeta correspondiente. Cuando necesites de nuevo la información, no tardarás en encontrar la respuesta.

 

5. Seguimiento diario semanal

 

Cada día hay que echar un vistazo al Excel para ver qué proyectos debes priorizar ese día según su plazo de entrega y su avance. Debes llevar esa información a la lista de Trello correspondiente y clasificar su orden según la prioridad y duración.

 

6. Priorización y ejecución

 

Cada día puedes empezar por lo más sencillo. Así, en una o dos horas podrás tener un buen número de acciones realizadas. El grueso del tiempo queda para acciones que requieren más concentración. Ver lo mucho que has avanzado en poco tiempo es muy motivador.

 

7. Notificaciones

 

El móvil hay que ponerlo en silencio. En el ordenador puedes tener activadas las notificaciones del correo. Lo normal es que esperes a terminar una actividad para leerlas. Lo mejor es que lo hagas rápidamente y lo despaches según su urgencia. Si no lo puedes atender en ese día, puedes contestar brevemente al remitente emplazándole a otro día.

 

8. Control y planificación

 

Cada semana dedica un rato a evaluar qué tal fue la semana, qué proyectos siguen atascados, por qué, qué terminaste antes de plazo, qué tienes pendiente para la siguiente semana, qué horarios vas a tener y qué plazos debes cambiar según estos.

 

9. Desconectar de verdad

 

Ponerse límites y cumplirlos, pase lo que pase, hace que seas más productivo en tu puesto. Hay que  fijarse una hora a partir de la cual no hacer nada más de trabajo. El resto de horas las dedicarás a tu persona y a tu familia y amigos. Al principio es un poco difícil, pero a medida que ves que te queda tiempo para disfrutar de los que más quieres, la motivación va creciendo.

 

Con estos consejos, lo que queremos que tengas presente es que es muy necesario que te organices. También puedes aplicar estos consejos a la hora de buscar empleo, puesto que una buena organización te asegurará el conseguir empleo en menos tiempo. Y, por supuesto, no olvides registrarte en proempleoingenieros.es, miles de ofertas de empleo te están esperando.

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